Tävlingssektionens verksamhetsplan

Denna verksamhetsplan är framtagen för att vi inom Sundsvalls Simsällskaps tävlingssektion skall förtydliga våra verksamhetsmål och organisatoriskt skall uppnå en vettig strukturell fördelning av arbetsuppgifter, mellan olika funktioner, befattningar och roller inom sektionen. Genom en väl definierad verksamhetsplan skapas en stark sektion med gemensamma mål och gemensamma värderingar. Tävlingssektionen blir inte lika beroende av dess enskilda medlemmar som tidigare sektion har varit.

En ökad medvetenhet är ett krav för att alla i denna sektion skall vara delaktiga och insatta i hur vi arbetar för att nå den uppsatta målsättningen med vår tävlingsverksamhet och vilka värderingar det är som gäller. För att bedriva arbetet inom sektionen och få alla att arbeta åt samma håll gäller det att göra ledare och styrelse medvetna om och delaktiga i hur vi bedriva vår verksamhet.

Verksamheten skall drivas ett positivt arbetsklimat och i en miljö där det råder en anda av positivet, optimism, arbetsglädje och där allas arbetsuppgifter är viktiga för att skapa en väl fungerande helhet.

Det övergripande målet för sektionens arbete är att den skall kännetecknas av gemenskap, föreningskänsla, empati och glädjen av att tillsammans uppnå gemensamma målsättningar för vår tävlingsverksamhet. Alla ledare och aktiva skall kunna känna delaktighet i och nås av information om beslut som fattas och det arbete som det pågår. Verksamhetsmålet kan definieras i minst två olika målsättningar, den organisatoriska och den sportsliga målsättningen.

Det organisatoriska målet för verksamheten är att

- Det ska finnas en tydlig organisationsstruktur, där alla vet vilka funktioner och ansvarsområden som gäller och vem som gör vad.
- Arbetsuppgifter skall fördelas på många personer för att alla skall ha chansen att orka göra ett bra jobb och för att alla ska tycka att det är roligt att deltaga i verksamheten.
- Aktiva, ledare och styrelse skall kunna svara att de känner sig informerade och anse att organisationen fungerar.
- Aktivt arbeta med funktionärsrekrytering.
- Aktivt arbeta med funktionärsutveckling.

Sektionens organisation ska bestå av följande funktioner

- Tävlingssektion
- Funktionärer
- Tävlingssekretariat
- Tävlingsbyrå
- Kansli
- Arena/Utrustning
- Adjungerade funktioner:
- Ekonomi
- Sportsektion

Sektionens organisation ska bestå av följande befattningar

- Ansvarig/sammankallande Tävlingssektionen
- Ansvarig/sammankallande Funktionärer
- Ansvarig Tävlingssekretariat
- Ansvarig Tävlingsbyrå
- Ansvarig Kansliet
- Ansvarig Arena/Utrustning

Adjungerade befattningar

- Kassör
- Sportchef

Sektionens tävlingsorganisation ska bestå av följande roller

- Tävlingsledare
- Biträdande tävlingsledare
- Vändningskontrollant ledare
- Bandomare
- Starter
- Tävlingssekreterare
- Speaker
- OSM/6 Pilot (Tidtagningsoperatör)
- Vändningskontrollanter
- Måldomare
- Tävlingsbyrå sekreterare
- Kopiator operatör
- Publicist av Heat- och Resultatlistor
- Prisutdelare
- Serviceman/kvinna Funktionärer (Kaffe, mackor, vatten etc.)  

Det sportsliga målet för verksamheten är

- Att Simsällskapet minst skall arrangera två större tävlingar per år
- Att våra tävlingar alltid ska uppfattas som proffsiga och väl genomförda arrangemang, för publik, ledare och aktiva från nybörjare till elit.  
- Att våra tävlingar alltid ska vara intressanta och positiva att deltaga i ur ett sportsligt sätt för de aktiva, från nybörjare till elit.  
- Att våra tävlingar alltid ska vara intressanta att bevaka och bevista för media och publik.
- Att våra tävlingar alltid ska vara intressanta för våra samarbetspartners, ex. hyresvärdar och sponsorer.
- Att våra tävlingar alltid ska vara ekonomiskt lönsamma.
- Att våra tävlingar och arrangemang alltid ska utvecklas.

Handlingsförmåga, det räcker inte med att alla ställer upp bakom dessa idéer, tankegångar och mål. Förverkligandet kräver att man aktivt arbetar och lever med det man kommit överens om. Steget är ofta stort från sagt till gjort! Många storstilade planer och idéer lämnar aldrig handlingsplanen.

Tävlingssektionens verksamhet

Tävlingssektionen skall avhålla återkommande möten för att kunna planera och följa upp verksamheten. Ansvarig för Tävlingssektionen är den sammankallande och föredragande vid dessa möten.

En av tävlingssektionen viktigaste arbetsuppgifter är att planera och genomföra våra egna tävlingar. Vissa av sektionens arbetsuppgifter måste utföras vid fastställda tidpunkter, exempelvis måste fastställande av tävlingsdatum och sanktionsansökan ske ca 1 år före tävling, direkt efter att Fina, Len och Simförbundet har fastställt sin tävlingsplanering. Sektionens samarbete med Simsällskapets marknadssektion måste följas upp för att veta att arbetet med att skaffa sponsorer påbörjas innan företagen fastställer budget. Bokning av simhall måste göras ca 6 månader innan tävling. Inbjudan och grenordning, grenfil ska publiceras och skickas ut ca 4 månader innan tävling. Några av dessa arbetsuppgifter ligger inom de olika funktionsområdena medan andra är gemensamma för sektionen.

Sektionsansvariges ansvarsområde är följande

- Övergripande ansvarig för tävlingssektionen..
- Sammankallande för tävlingssektionen.
- Rapporteringsansvarig till styrelsen.
- Ansvarig för tävlingssanktionsansökan till MSF, SFF.
 

Tävlingssektionens gemensamma ansvarsområden är följande

Tävlingsutveckling/planering

- Fastställande av tävlingsdatum i samverkan med sportchef.
- Ansökan om tävlingssanktioner till MSF, SSF
- Fastställande av poängtabeller, typ av pris, prissummor och antal pristagare, prestationspriser mm i samverkan med simsällskapets marknadssektion/sportchef.
- Översyn av tävlingarnas grenordning beträffande lagkapper mm i samverkan med sportchef.
- Beslut om startavgifter i samverkan med sportchef.   
- Beslut om arrangemang för logi och mat vid tävling. Vem levererar och vilket boende erbjuder vi? Och till vilka priser?  
- Inbjudan av media till tävlingarna i samverkan med Simsällskapets markandssektion.
- Regelverk beträffande vem och vad som sägs till tidningar i samverkan med Simsällskapets marknadssektion. Dvs. Tävlingsansvarige pratar om arrangemanget och tränare pratar om prestationer etc.
- Försäljning vid tävlingar, egen och inbjudna samarbetspartners i samverkan med Simsällskapets marknadssektion.
- Tävlingssektionens intäktskrav, kostnadsbudget (utbildningar, underhåll av utrustning mm)
- Regelverk och ekonomi vid uthyrning av tävlingsutrustning

Tävlingssektionens olika funktioners ansvarsområden är följande
- Funktionärer (Tävlingsorganisation/Utbildning):    
- Boka upp erforderligt antal tävlingsfunktionärer i god tid före tävlingsdagen. Detta bör göras mellan en och två månader före tävlingsdagen.
- Distribution av bemanningslista för funktionärer inför tävling.
- Bemanna övriga funktionärsroller, ex. tävlingssekretariat, speaker, kopiator.
- Vara den arbetsledande rollen vid tävlingsgenomförandet, dvs. ta hand om funktionärerna och pricka av dem då de anländer samt tilldela dem deras respektive roller/arbetsuppgifter i tävlingsorganisationen.
- Underhåll/översyn av klockor, att diskningsprotokoll mm finns till tävlingen.
- Funktionärs kläder är tvättade.
- Genomföra tävlingsuppdraget som tävlingsledare
- Kontinuerligt verka för rekrytering av nya funktionärer.
- Kontinuerligt inventera utbildningsbehovet inom funktionärsorganisationen, vilka utbildningar behövs och vilka bör genomgå dessa. Är behovet att utbilda internt eller skicka på utbildningar för att ha en komplett tävlingsorganisation.

Tävlingssekretariatet        
- Skapa grenordning, ev. poängtabeller grenfil inför utskick av tävlingsinbjudan, publicering/distribution av grenfil till uppdateringsansvarige för Hemsidan.
- Skapa tävlingsdatabas tillsammans med Kansli.
- Resultatrapportering till Svenska Simförbundet omgående efter tävling till Den här e-postadressen är skyddad från spamrobotar, du måste ha Javascript aktiverat för att visa den . Den här e-postadressen är skyddad från spam bots, du måste ha Javascript aktiverat för att visa det Statistikfil och tävlingsdatabas.
- Publicering/distribution av resultatlistor under och efter tävling till uppdateringsansvarige för Hemsidan.
- Publicering/distribution av statistikfiler under och efter tävling till uppdateringsansvarige för Hemsidan.
- Resultatrapportering under och efter tävling till tidningar (till tidningar från alla medverkande distrikt).
- Publicering/distribution av resultatlistor under och efter tävling till uppdateringsansvarige för Hemsidan.
- Genomföra tävlingsuppdraget som tävlingssekreterare
- Rekordanmälan
- Arkivering/Lagring av tävlingsdata, diskningsprotokoll i samverkan med tävlingsbyrån.

Tävlingsbyrå        
- Inbjudan skall utformas och skickas till de föreningar som skall bli inbjudna.
- Ta hand om avprickning av logi & mat anmälningar vid tävling.
- Sammanställa logi och mat listor till leverantörer.
- Ordna ”Paket” till deltagande klubbar innehållande: Inbjudan, tävlings PM, Meny, logi, kartor, matkuponger, blanketter för: strykningslistor, lagkappsanmälan, efteranmälan mm.
- Ta emot efteranmälningar och extralopp, om nu detta är tillåtet.
- Gå igenom tävlingsresultaten och lämna underlag till kansli för efterfakturering av klubbar för ex. sena strykningar, efteranmälningar mm.
- Finnas tillhands för frågor från deltagande klubbar.
- Håller koll tillsammans med tävlingssekretariatet att tävlingarna löper enligt planerat så att mattider och andra tider följs.
- Löpande föra in underlag från tävlingen i den för tävlingen avsedda tävlingspärmen.
- Försäljning av heatlistor.

Kansli            
- Boka simhall omgående när tävlingsdatum fastställts.
- Avtala med leverantörer om mat och logi omgående när tävlingsdatum och arrangemang runt mat och logi har fastställts.
- Boka stolar och bord för tävlingsarenan. Detta i samråd med ansvarig för Arenan/Utrustning
- Mottaga och registrera anmälan från föreningar avseende logi och mat till leverantörer och i administrationsprogrammet.
- Mottaga och registrera anmälan från föreningar avseende antal starter i administrationsprogrammet.
- Föra in anmälningar och lägga upp tävlingen i WinGrodan, i samverkan med Tävlingssekretariatet.
- Föra in efteranmälningar (om sådana mottages).
- Sammanställa logi och mat listor till leverantörer.
- Fakturerar logi, mat och startavgifter innan tävlingen och kontrollera att betalning erhållits innan tävling. Utförs i samverkan med Kassören.
- Skapa listor med över logi, förening och person (vid logi på skola) till brandmyndighet.
- Skapa listor med startavgifter, logi och mat till tävlingsbyrån.
- Priser mm skall ses över i samverkan med övriga tävlingssektionen.
- Beställa medaljer.
- Kontrollera att kopiator, skrivare, datorer fungerar och att toner finns till dito i samverkan med ansvarige för Arena/Utrustning.

Tävlingsarena/Utrustning
- Underhåll/översyn av utrustningen, plattor, OSM och högtalare fungerar, att pappersrullar för OSM finns. Detta skall göras senast en månad innan tävlingsdagen.
- Iordningställa och demontera tävlingsarenan.
- Uppdatering av programvaror (WinGrodan) och Ekonomiprogram för tävlingsadministration.
- Genomföra tävlingsuppdraget som OSM operatör på egen eller extern tävling.